EL TRABAJO EN EQUIPO

Dirigir equipos virtuales


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Dirigir Equipos Virtuales

Autor: David Gould Dave es actualmente el Presidente del Departamento del campus para Sistemas de Información y Tecnología de la Universidad de Phoenix - Washington (Seattle) Campus.
Email daveg@seanet.com
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Introducción

El trabajo en equipo ha existido desde antes de que nuestros antepasados recogieron sus lanzas y aprendieron a trabajar juntos para cazar contra mastodontes y tigres dientes de sable. Muchos expertos coinciden en que los equipos son la unidad primaria de rendimiento en cualquier organización. Hoy en día existe un nuevo tipo de equipo "virtual", equipo formado por personas que se comunican electrónicamente. Sus miembros casi nunca pueden verse en persona. De hecho, nunca se podrán reunir todos, excepto en el ciberespacio.

Trabajar desde casa

Para algunas personas, que trabajan solos en casa es una opción excelente. Les gusta la idea de sentarse en sus terminales en bata y zapatillas, el gato acurrucado a sus pies. Otros encuentran la idea un poco solitaria y en cierto modo desconcertante. Sin embargo se sienten acerca de los equipos virtuales, hay más y más de ellos, y ofrecen algunos beneficios definidos.

Por un lado, no hay necesidad de una oficina o espacio de estacionamiento. Por otro lado, más gente puede ser incluida en el grupo de trabajo. La contaminación del aire y la congestión se reducen cuando la gente no se desplaza. Lo Virtual ofrece trabajo en equipo más flexibilidad para los trabajadores y las organizaciones.

Existe Software diseñado sólo para los equipos virtuales, llamados "groupware", y son cada vez más sofisticados. (Lotus Notes y Exchange son dos programas populares.) Programas de videoconferencia también están disponibles, pero hasta el momento son difíciles de manejar y costosos, y requieren mucho ancho de banda para ser práctico. El trabajo de los equipos virtuales también se puede mejorar mediante el uso de un sitio Web. Es un lugar práctico para almacenar y distribuir el material gráfico, programas, diagramas de flujo, materiales de referencia, y más.

Datos de la investigación

Lo virtual suma de fuerzas no es algo que cualquiera previsto. Ocurre porque la tecnología estaba allí. Pero, ¿cómo así son estos equipos realmente funciona y lo que se puede hacer para que sean más eficaces? ¿Cuáles son algunas de las ventajas del equipo virtual? ¿Cuáles son los escollos? ¿Los empleados sin supervisión aprovechan de la situación? ¿Qué habilidades de liderazgo son necesarias para que el equipo virtual funcione bien?

Para las respuestas a estas preguntas, se hizo un estudio de investigación basado en entrevistas en profundidad y un estudio del caso. Estudiamos la gente en los equipos virtuales de hasta 100 personas. Ellos estaban haciendo todo tipo de trabajo: la planificación de una conferencia, la edición de un libro de texto, software de desarrollo, incluso a partir de una empresa. La mayoría de los equipos virtuales se basó en los teléfonos y e-mail. Algunos de ellos utilizan la conferencia telefónica. La mayoría de los equipos se reunieron para un proyecto, a continuación, se disolvió. La mayoría de los miembros del equipo trabajaron en las tareas del equipo a tiempo completo, pero algunos eran voluntarios que trabajan después de las horas.

Características de los equipos virtuales

Esto es lo que revelan los datos sobre el fenómeno de equipos virtuales.

Los equipos virtuales hacer el trabajo. La mayoría de los equipos que estudié alcanzó los objetivos fijados para ellos. En sólo un caso ha hecho un equipo no alcanzar sus objetivos, y este fracaso no puede ser vinculada con el hecho de que el equipo fue un equipo virtual.

La gente puede confiar. La cuestión de los administradores muchos se preguntan, "¿Puedes confiar en la gente que no ves para hacer el trabajo?" Para los equipos en mi estudio, la respuesta es claramente afirmativa. Las tareas no se hubieran logrado si el trabajo no se había hecho. Si bien los participantes reconocieron que se trataba de un problema potencial.

Pocos equipos virtuales son 100 por ciento virtual. Los equipos virtuales tienden a tener algunos cara a cara. En el estudio, el cara a cara fue de poca importancia en los equipos con los miembros del equipo relativamente independientes que participan en proyectos de trabajo individual. Sin embargo, es importante en los equipos con miembros interdependientes. Como un miembro del equipo, comentó: "Cara a cara es muy importante. Usted le grita a la mujer (de la compañía de teléfonos), cuando la factura del teléfono está en mal estado, no porque ella sea responsable, sino porque no conoce su rostro. Una vez que he conocido, tiene más compasión y comprensión para con los miembros del equipo."

Los equipos virtuales asumen la misma estructura básica que los equipos "reales". Los miembros de los equipos que estudiamos mostraron la misma dinámica que los investigadores han descubierto en el "verdadero" equipo. Las primeras etapas se caracterizan por una cierta cantidad de aleatoriedad, el caos, y ad hoc en la toma de decisiones. Cuando el equipo madura, los procesos se ponen en el lugar y el equipo se vuelve más eficiente.

Dirigir equipos virtuales

Yo estaba particularmente interesado en aprender acerca de técnicas de liderazgo eficaz para los equipos virtuales. Líderes de equipos virtuales están operando dentro de un marco diferente. Algunos de los comportamientos considerados buenas prácticas de gestión se han cambiado, o incluso eliminado, porque el equipo estaba físicamente separados.

Reconocimiento individual, por ejemplo, era poco frecuente y cuando esto ocurrió, fue a través de e-mail o una llamada telefónica. Un mensaje de correo electrónico como éste fue típica: "Ahora que la conferencia ha ido y venido, yo sólo quería enviar una nota de agradecimiento a todos ustedes que han participado ... Me ha gustado todo su trabajo en la creación de materiales y lograr que se me sobre el tiempo de todo el proceso. "Algunas personas sintieron que el reconocimiento en línea ha sido útil, mientras que otros se sentían incómodos con él. Sentían de alguna manera que la comunicación debe hacerse en persona. Un líder de equipo organizó una conferencia telefónica de voz para hacer pública su alabanza y para garantizar que todo el mundo escuchaba a la vez.

Las celebraciones de los logros del equipo fueron mínimas. Los jefes de equipo rara vez organizaron celebraciones. Los comentarios de los miembros del equipo apenas "Si nos encontramos en la misma ciudad al mismo tiempo, nos reuníamos y celebramos los resultados. "Algunos equipos se reunieron para celebrar en persona en la realización del proyecto, pero para muchos la geografía, y el gasto lo hizo imposible. Hasta ahora, nadie parece haber descubierto una técnica para la celebración virtual con éxito.

Los jefes de equipo, sin embargo, de vez en cuando ofrecen apoyo y asesoramiento a los miembros del equipo. Un jefe de equipo, de quienes brindaron apoyo verbal en la edición de un libro de texto por un grupo vasto de expertos de todo el mundo, lo dijo así: "Desafío, estímulo y entrenamiento se encuentran en la naturaleza misma de la edición y proceso de creación. "

Lidiando con los problemas de comunicación

Aunque la mayoría de los miembros del equipo virtual tuvieron una experiencia positiva en general, la mayor área de la denuncia de problemas está relacionada con la comunicación. Estas quejas cayeron en varias categorías. La primero fue la falta de visibilidad del proyecto. Los miembros del equipo sabían lo que estaban haciendo sobre una base individual, pero no siempre se sabe dónde sus piezas encajan en el rompecabezas. En segundo lugar, a veces hay problemas en realidad, apoderarse de las personas. Un miembro del equipo dijo: "[Es frustrante] no ser capaz de obtener una respuesta de la gente tan pronto como usted quiera. Usted envía una pregunta y en algunos casos, la respuesta nunca vuelve. Usted no sabe cómo interpretarlo. Ellos no quieren responder, o qué? "De vez en cuando, existían limitaciones de la tecnología. "La comunicación en un entorno virtual tiene su propio conjunto de retos", dijo un miembro del equipo. "A veces es difícil deducir el significado de un texto basado en mensajes, especialmente si la persona está tratando de ser sarcástico o gracioso. Directrices sobre la manera de hacer saber a otros la intención de su mensaje, ya sea a través del uso de emoticones o lo que sea, son importantes".

Para los no iniciados, "emoticones" son los rostros expresivos poco hecha de paréntesis, llaves libra, signos de porcentaje, y así sucesivamente. El ingenio humano parece haber triunfado una vez más, encontrar una manera de añadir matices y sentimiento a texto electrónico.

Consejos para aliviar los problemas de comunicación

Incluir contactos cara a cara. Tener una primera reunión para que los miembros del equipo se reúnan, se reúnan entre sí, y socializar. Conocese cara a cara periódicamente a lo largo de la vida del proyecto. Estas reuniones ayudan a establecer lazos y relaciones entre los miembros del equipo. Es especialmente importante en la creación de un entorno de trabajo efectivo ", cuando los miembros del equipo son interdependientes. Dar a los miembros del equipo un sentido de cómo va el proyecto de forma global.

Enviar copias de los miembros del equipo de la programación del proyecto actualizado o proporcionar una visión electrónica de la programación del proyecto en línea usando Internet. Gráficos con el calendario del proyecto de gestión pueden ser publicados en la Intranet usando el sitio de internet del equipo. La idea principal es mejorar la calidad y el tipo de comunicación con todos los miembros del equipo. Ellos necesitan saber dónde encajan en el cuadro grande.

Establecer un código de conducta para evitar retrasos. El código se podría incluir un principio de reconocimiento de una solicitud de información dentro de 24 o 48 horas. Una respuesta completa a una petición puede requerir más tiempo, pero al menos la persona que solicita la información sabe que la solicitud será dirigida. A nadie le gusta sentir que su petición ha caído en saco roto.

No permita que los miembros del equipo desaparezcan. Uso de Internet o software de calendario de grupo de trabajo para almacenar calendarios de los miembros del equipo. Si bien esto podría ser difícil de mantener en una base diaria, no debe ser difícil mantenerse al día de las ausencias como las vacaciones o viajes de negocios. Otro enfoque consiste en acordar que los miembros del equipo que todos sepan cuándo estarán saliendo de la ciudad. El correo electrónico con una lista de distribución es a la vez eficaz y eficiente para evitar desaparecidos en acción.

Evite las comunicaciones sólo con texto. Internet es un buen lugar para almacenar gráficos, fotografías o diagramas, para que todos puedan echarle una mirada. La máquina de fax, una vez fue una maravilla moderna, pero ahora es sorprendente que la antigua, puede servir también de ayuda.

Desarrollar la confianza. Charles Handy, autor y consultor de gestión, aborda esta cuestión con bastante claridad. "Si vamos a disfrutar de la eficiencia y otros beneficios de la organización virtual, tendremos que redescubrir cómo dirigir las organizaciones basadas en la confianza más que en el control. La virtualidad requiere la confianza para hacerlo funcionar: la tecnología por sí sola no es suficiente".

Confianza

La cuestión de la confianza está en el centro del éxito de la gestión de un equipo virtual. El hecho es que el viejo estilo de mando y control de gestión, basado en un examen constante, es sencillamente imposible en un entorno virtual. "Los látigos y las cadenas ya no son una alternativa", dice Warren Bennis, profesor de negocios en la Universidad del Sur de California. "Los líderes deben aprender a cambiar la naturaleza del poder y cómo se emplea. ... Si no lo hacen, la tecnología. ... El liderazgo virtual hace que las viejas estructuras, incluidas las jerarquías de edad, se derrumben. "Es una idea repetida por Raymond Smith, CEO de Bell Atlantic, una compañía obviamente interesada en el futuro de la comunicación electrónica. "Liderazgo en [virtual] equipos probablemente estará determinado por quién es más experto en la materia en cuestión, no por la jerarquía en la empresa".

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