Dirigir Equipos Virtuales
Autor: David Gould Dave es actualmente el Presidente del
Departamento del campus para Sistemas de Información y Tecnología de
la Universidad de Phoenix - Washington (Seattle) Campus.
Email daveg@seanet.com
http://www.seanet.com
Introducción
El trabajo en equipo ha existido desde antes de que nuestros antepasados
recogieron sus lanzas y aprendieron a trabajar juntos para cazar contra
mastodontes y tigres dientes de sable. Muchos expertos coinciden en que los
equipos son la unidad primaria de rendimiento en cualquier organización. Hoy
en día existe un nuevo tipo de equipo "virtual", equipo formado por personas
que se comunican electrónicamente. Sus miembros casi nunca pueden verse en
persona. De hecho, nunca se podrán reunir todos, excepto en el ciberespacio.
Trabajar desde casa
Para algunas personas, que trabajan solos en casa es una opción
excelente. Les gusta la idea de sentarse en sus terminales en bata y
zapatillas, el gato acurrucado a sus pies. Otros encuentran la idea un poco
solitaria y en cierto modo desconcertante. Sin embargo se sienten acerca de
los equipos virtuales, hay más y más de ellos, y ofrecen algunos beneficios
definidos.
Por un lado, no hay necesidad de una oficina o espacio de
estacionamiento. Por otro lado, más gente puede ser incluida en el grupo de
trabajo. La contaminación del aire y la congestión se reducen cuando la
gente no se desplaza. Lo Virtual ofrece trabajo en equipo más flexibilidad
para los trabajadores y las organizaciones.
Existe Software diseñado sólo para los equipos virtuales, llamados "groupware",
y son cada vez más sofisticados. (Lotus Notes y Exchange son dos programas
populares.) Programas de videoconferencia también están disponibles, pero
hasta el momento son difíciles de manejar y costosos, y requieren mucho
ancho de banda para ser práctico. El trabajo de los equipos virtuales
también se puede mejorar mediante el uso de un sitio Web. Es un lugar
práctico para almacenar y distribuir el material gráfico, programas,
diagramas de flujo, materiales de referencia, y más.
Datos de la investigación
Lo virtual suma de fuerzas no es algo que cualquiera previsto. Ocurre
porque la tecnología estaba allí. Pero, ¿cómo así son estos equipos
realmente funciona y lo que se puede hacer para que sean más eficaces?
¿Cuáles son algunas de las ventajas del equipo virtual? ¿Cuáles son los
escollos? ¿Los empleados sin supervisión aprovechan de la situación? ¿Qué
habilidades de liderazgo son necesarias para que el equipo virtual funcione
bien?
Para las respuestas a estas preguntas, se hizo un estudio de
investigación basado en entrevistas en profundidad y un estudio del caso.
Estudiamos la gente en los equipos virtuales de hasta 100 personas. Ellos
estaban haciendo todo tipo de trabajo: la planificación de una conferencia,
la edición de un libro de texto, software de desarrollo, incluso a partir de
una empresa. La mayoría de los equipos virtuales se basó en los teléfonos y
e-mail. Algunos de ellos utilizan la conferencia telefónica. La mayoría de
los equipos se reunieron para un proyecto, a continuación, se disolvió. La
mayoría de los miembros del equipo trabajaron en las tareas del equipo a
tiempo completo, pero algunos eran voluntarios que trabajan después de las
horas.
Características de los equipos virtuales
Esto es lo que revelan los datos sobre el fenómeno de equipos virtuales.
Los equipos virtuales hacer el trabajo. La mayoría de los equipos que
estudié alcanzó los objetivos fijados para ellos. En sólo un caso ha hecho
un equipo no alcanzar sus objetivos, y este fracaso no puede ser vinculada
con el hecho de que el equipo fue un equipo virtual.
La gente puede confiar. La cuestión de los administradores muchos se
preguntan, "¿Puedes confiar en la gente que no ves para hacer el trabajo?"
Para los equipos en mi estudio, la respuesta es claramente afirmativa. Las
tareas no se hubieran logrado si el trabajo no se había hecho. Si bien los
participantes reconocieron que se trataba de un problema potencial.
Pocos equipos virtuales son 100 por ciento virtual. Los equipos virtuales
tienden a tener algunos cara a cara. En el estudio, el cara a cara fue de
poca importancia en los equipos con los miembros del equipo relativamente
independientes que participan en proyectos de trabajo individual. Sin
embargo, es importante en los equipos con miembros interdependientes. Como
un miembro del equipo, comentó: "Cara a cara es muy importante. Usted le
grita a la mujer (de la compañía de teléfonos), cuando la factura del
teléfono está en mal estado, no porque ella sea responsable, sino porque no
conoce su rostro. Una vez que he conocido, tiene más compasión y comprensión
para con los miembros del equipo."
Los equipos virtuales asumen la misma estructura básica que los equipos
"reales". Los miembros de los equipos que estudiamos mostraron la misma
dinámica que los investigadores han descubierto en el "verdadero" equipo.
Las primeras etapas se caracterizan por una cierta cantidad de aleatoriedad,
el caos, y ad hoc en la toma de decisiones. Cuando el equipo madura, los
procesos se ponen en el lugar y el equipo se vuelve más eficiente.
Dirigir equipos virtuales
Yo estaba particularmente interesado en aprender acerca de técnicas de
liderazgo eficaz para los equipos virtuales. Líderes de equipos virtuales
están operando dentro de un marco diferente. Algunos de los comportamientos
considerados buenas prácticas de gestión se han cambiado, o incluso
eliminado, porque el equipo estaba físicamente separados.
Reconocimiento individual, por ejemplo, era poco frecuente y cuando esto
ocurrió, fue a través de e-mail o una llamada telefónica. Un mensaje de
correo electrónico como éste fue típica: "Ahora que la conferencia ha ido y
venido, yo sólo quería enviar una nota de agradecimiento a todos ustedes que
han participado ... Me ha gustado todo su trabajo en la creación de
materiales y lograr que se me sobre el tiempo de todo el proceso. "Algunas
personas sintieron que el reconocimiento en línea ha sido útil, mientras que
otros se sentían incómodos con él. Sentían de alguna manera que la
comunicación debe hacerse en persona. Un líder de equipo organizó una
conferencia telefónica de voz para hacer pública su alabanza y para
garantizar que todo el mundo escuchaba a la vez.
Las celebraciones de los logros del equipo fueron mínimas. Los jefes de
equipo rara vez organizaron celebraciones. Los comentarios de los miembros
del equipo apenas "Si nos encontramos en la misma ciudad al mismo tiempo,
nos reuníamos y celebramos los resultados. "Algunos equipos se reunieron
para celebrar en persona en la realización del proyecto, pero para muchos la
geografía, y el gasto lo hizo imposible. Hasta ahora, nadie parece haber
descubierto una técnica para la celebración virtual con éxito.
Los jefes de equipo, sin embargo, de vez en cuando ofrecen apoyo y
asesoramiento a los miembros del equipo. Un jefe de equipo, de quienes
brindaron apoyo verbal en la edición de un libro de texto por un grupo vasto
de expertos de todo el mundo, lo dijo así: "Desafío, estímulo y
entrenamiento se encuentran en la naturaleza misma de la edición y proceso
de creación. "
Lidiando con los problemas de comunicación
Aunque la mayoría de los miembros del equipo virtual tuvieron una
experiencia positiva en general, la mayor área de la denuncia de problemas
está relacionada con la comunicación. Estas quejas cayeron en varias
categorías. La primero fue la falta de visibilidad del proyecto. Los
miembros del equipo sabían lo que estaban haciendo sobre una base
individual, pero no siempre se sabe dónde sus piezas encajan en el
rompecabezas. En segundo lugar, a veces hay problemas en realidad,
apoderarse de las personas. Un miembro del equipo dijo: "[Es frustrante] no
ser capaz de obtener una respuesta de la gente tan pronto como usted quiera.
Usted envía una pregunta y en algunos casos, la respuesta nunca vuelve.
Usted no sabe cómo interpretarlo. Ellos no quieren responder, o qué? "De vez
en cuando, existían limitaciones de la tecnología. "La comunicación en un
entorno virtual tiene su propio conjunto de retos", dijo un miembro del
equipo. "A veces es difícil deducir el significado de un texto basado en
mensajes, especialmente si la persona está tratando de ser sarcástico o
gracioso. Directrices sobre la manera de hacer saber a otros la intención de
su mensaje, ya sea a través del uso de emoticones o lo que sea, son
importantes".
Para los no iniciados, "emoticones" son los rostros expresivos poco hecha
de paréntesis, llaves libra, signos de porcentaje, y así sucesivamente. El
ingenio humano parece haber triunfado una vez más, encontrar una manera de
añadir matices y sentimiento a texto electrónico.
Consejos para aliviar los problemas de comunicación
Incluir contactos cara a cara. Tener una primera reunión para que
los miembros del equipo se reúnan, se reúnan entre sí, y socializar.
Conocese cara a cara periódicamente a lo largo de la vida del proyecto.
Estas reuniones ayudan a establecer lazos y relaciones entre los miembros
del equipo. Es especialmente importante en la creación de un entorno de
trabajo efectivo ", cuando los miembros del equipo son interdependientes.
Dar a los miembros del equipo un sentido de cómo va el proyecto de forma
global.
Enviar copias de los miembros del equipo de la programación del proyecto
actualizado o proporcionar una visión electrónica de la programación del
proyecto en línea usando Internet. Gráficos con el calendario del proyecto
de gestión pueden ser publicados en la Intranet usando el sitio de internet
del equipo. La idea principal es mejorar la calidad y el tipo de
comunicación con todos los miembros del equipo. Ellos necesitan saber dónde
encajan en el cuadro grande.
Establecer un código de conducta para evitar retrasos. El código
se podría incluir un principio de reconocimiento de una solicitud de
información dentro de 24 o 48 horas. Una respuesta completa a una petición
puede requerir más tiempo, pero al menos la persona que solicita la
información sabe que la solicitud será dirigida. A nadie le gusta sentir que
su petición ha caído en saco roto.
No permita que los miembros del equipo desaparezcan. Uso de
Internet o software de calendario de grupo de trabajo para almacenar
calendarios de los miembros del equipo. Si bien esto podría ser difícil de
mantener en una base diaria, no debe ser difícil mantenerse al día de las
ausencias como las vacaciones o viajes de negocios. Otro enfoque consiste en
acordar que los miembros del equipo que todos sepan cuándo estarán saliendo
de la ciudad. El correo electrónico con una lista de distribución es a la
vez eficaz y eficiente para evitar desaparecidos en acción.
Evite las comunicaciones sólo con texto. Internet es un buen lugar
para almacenar gráficos, fotografías o diagramas, para que todos puedan
echarle una mirada. La máquina de fax, una vez fue una maravilla moderna,
pero ahora es sorprendente que la antigua, puede servir también de ayuda.
Desarrollar la confianza. Charles Handy, autor y consultor de
gestión, aborda esta cuestión con bastante claridad. "Si vamos a disfrutar
de la eficiencia y otros beneficios de la organización virtual, tendremos
que redescubrir cómo dirigir las organizaciones basadas en la confianza más
que en el control. La virtualidad requiere la confianza para hacerlo
funcionar: la tecnología por sí sola no es suficiente".
Confianza
La cuestión de la confianza está en el centro del éxito de la gestión de
un equipo virtual. El hecho es que el viejo estilo de mando y control de
gestión, basado en un examen constante, es sencillamente imposible en un
entorno virtual. "Los látigos y las cadenas ya no son una alternativa", dice
Warren Bennis, profesor de negocios en la Universidad del Sur de California.
"Los líderes deben aprender a cambiar la naturaleza del poder y cómo se
emplea. ... Si no lo hacen, la tecnología. ... El liderazgo virtual hace que
las viejas estructuras, incluidas las jerarquías de edad, se derrumben. "Es
una idea repetida por Raymond Smith, CEO de Bell Atlantic, una compañía
obviamente interesada en el futuro de la comunicación electrónica.
"Liderazgo en [virtual] equipos probablemente estará determinado por quién
es más experto en la materia en cuestión, no por la jerarquía en la
empresa". |
